1.同窓会はいつ開く？

• 同窓会を開催するなら、少しでも多くの方に参加してほしいものです。では、どのようなタイミングを選ぶとよいのでしょうか

• 同窓会を開くタイミング

  同窓会を開くタイミングや頻度に決まりはありませんが、成人の年や卒業から10年後、20年後など、節目の年がよく選ばれています。また、60歳の還暦や70歳の古希など、長寿祝いの年に行われるケースも少なくありません。

• おすすめの時期と避けたい時期

  お盆や年末年始、ゴールデンウィークなどの長期休暇は、地元を離れた方も帰省とあわせて参加しやすく、同窓会にぴったりの時期といえます。人気の会場は予約が集中するため、早めの準備が必要です。
  
  一方で、都市部で開催する場合は、帰省する方が参加できない可能性も考えられます。旅行の予定が重なりやすい時期でもあるため、遅くとも半年から1年前には同窓会の開催についてお知らせすることをおすすめします。
  
  また、3月から4月中旬頃までは、年度末に関連する繁忙期にあたる企業もあります。転勤のほか、卒業式や入学式などの行事とも重なりやすい時期ですので、同窓会の開催はなるべく避けたほうがよいでしょう。
  

2.同窓会の場所はどこがいい？会場選びで重要なポイント

• 同窓会の会場選びで重要となるのが、「人数」「立地」「予算」です。それぞれについて、詳しくみていきましょう。
  

• 人数に合わせて選ぶ

  数十名～100名程度の大規模な同窓会を行う際は、広い宴会場を備えたホテルがおすすめです。受け入れ態勢が整っているため、はじめて幹事をする方でも安心して任せられます。また、ホテルによっては音響設備や照明機器が充実しており、当日の進行のサポートも期待できます。
  
  参加者が少なく、食事がメインの同窓会を開く場合は、レストランや居酒屋の利用が便利です。気兼ねなく会話を楽しめるように、個室のあるお店を選ぶとよいでしょう。また、カジュアルな同窓会を開催したいときには、参加人数に合わせた広さを選べるレンタルスペースを利用するのも一つの手です。
  

• 参加しやすい立地を選ぶ

  母校の近くで、同窓会を開催したいとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。小学校や中学校の同窓会であれば、ご実家が近いことも多く参加しやすいでしょう。高校や大学などの同窓会で、遠方から通っていた方が多い場合は、駅の近くやタクシー乗り場が併設された会場など、さまざまな方面からアクセスしやすい場所を選ぶことをおすすめします。

• 予算や内容に合わせて選ぶ

  多くの場合、同窓会は会費制で行われます。「食事のみでコストを抑えたいので居酒屋」「特別感を演出したいのでホテルの宴会場」など、希望の内容と予算を明確にすると会場を絞りやすくなるでしょう。また、マイクやプロジェクターなどが必要な余興を行う場合は、設備の充実度も会場選びのポイントとなります。
  
  お子さま連れの参加者が多い場合は、キッズスペースのある会場や、お子さまメニューの提供がある会場を選ぶと便利です。その際、駐車場の有無やベビーカーでの入場の不可、オムツ替えや授乳スペースの有無なども確かめておくとよいでしょう。
  

• 事前に会場の下見をする

  同窓会の会場を選ぶ際には、予約する前に一度下見をしておくと安心です。アクセス方法や会場の雰囲気、椅子やテーブルの配置、会場のサポート体制、案内板や受付の配置場所、音響・映像機器の内容、クロークの有無、集合写真の撮影場所など、あらかじめチェックリストを用意しておくとスムーズに確認できます。

3.同窓会の余興、記念品のアイデア

• 卒業から年月が経過している場合は、余興が会話のきっかけになることもあるでしょう。ここでは、同窓会の余興や記念品のアイデアをご紹介します

• 定番の余興

  余興のなかでも人気があるのは、思い出や懐かしい景色をまとめたスライドショーの上映です。恩師が当日参加できない場合は、事前に撮影したビデオレターを上映すると、サプライズ感があって喜ばれます。
  
  参加者の絆をより深めたい場合には、クラスやグループ対抗のクイズを企画してみてはいかがでしょうか。母校の校歌の歌詞や校舎の特徴、先生の口癖など、共通の思い出をテーマにするとさらに盛り上がります。どんな余興を行う場合でも、スムーズに進行できるように、あらかじめ会場スタッフとの打ち合わせを入念に行いましょう。
  

• おすすめの記念品

  参加者のお土産や恩師への贈り物として、特別な記念品を用意するのも素敵なアイデアです。再会の記念を形にして持ち帰ることで、帰宅後も同窓会を思い出し、同級生や同窓生とのつながりを感じられるでしょう。記念品としては、タオルのような実用品やお菓子のほか、ボールペンなどの文房具も人気です。遠方から参加する方に配慮して、持ち運びの際に負担にならないものを選ぶことをおすすめします。

4.ホテル椿山荘東京で行う同窓会

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  ホテル椿山荘東京は、東京の都心にありながら、静かで落ち着いた環境を有するホテルです。敷地内には森のように自然豊かな庭園が広がり、季節ごとに移り変わる美しい景色をお楽しみいただけます。
  
  また、庭園や館内にある複数のレストランで旬の素材を使用したこだわりのメニューをご提供するほか、少人数向けの会場から立食なら2000名の方にご利用いただける会場まで、大小さまざまな宴会場を取り揃えております。クラス単位、学年単位、学校単位など、同窓会の開催規模に合わせて最適な会場をご案内いたします。
  
  

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  同窓会のプラン、サービスのご紹介

  専任のスタッフが丁寧にヒアリングしながら、同窓会のご予算・人数などの条件やご希望に合わせて、お料理やお飲み物、会場のレイアウト、演出やアクティビティ、会場内のBGM、照明、装飾花、ご招待状などをご用意いたします。思い出に残る同窓会となるように、開催までのスケジュールや当日の進行、記念撮影を含めて経験豊富なスタッフが心を込めてサポートいたしますので、詳細につきましては予約担当までお問い合わせください。

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  記念品・手土産のご案内

  ホテル椿山荘東京では、同窓会でお渡しする記念品や手土産選びもお手伝いしております。ご希望の商品やご予算、アイデアなど、担当スタッフまでお気軽にご相談ください。
  
  例えば、お世話になった先生への贈り物としては、お好みに合わせて当ホテルでアレンジしてご用意する花束もおすすめです。また、参加者の皆さまへの手土産や記念品として、校章やロゴを入れた商品もご提案しており、お食事やデザートに校章やロゴのモチーフをあしらったサービスも大変ご好評をいただいております。
  
  このほか、当ホテルのショップやオンラインストアでお取り扱いしている手提げタイプの「【手土産用】椿茶＆ふきよせ ギフトセット」や、ユーハイム伝統の製法で焼き上げたバウムクーヘンをオリジナルパッケージでご提供する「デアバウムクーヘン」、手触りのよい今治産の「東京椿染め タオルハンカチ＜枝葉＞」などもよく選ばれております。
  
  ホテル椿山荘東京のオンラインストアは、当ホテルで同窓会を開催されるご予定がない場合もご利用いただくことができ、記念品や手土産にぴったりな商品をいつでも便利にお買い求めいただけます。
  

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  ご宿泊・記念撮影のご案内

  ホテル椿山荘東京では、同窓会の後もゆっくりとお過ごしいただけるように、さまざまなご宿泊プランをご用意しております。グループでのご利用にぴったりな、2部屋がドアでつながったコネクティングルームの手配も可能です。
  
  また、当ホテルには、プロが撮影を手掛ける写真室が併設されております。同窓会の会場での撮影のほかに、スタジオ撮影や庭園を背景にしたロケーション撮影などをご希望の場合は、どうぞお気軽にご相談ください。
  

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