1.歓迎会・送別会とは

• 新たなメンバーを迎え入れる歓迎会も、感謝の気持ちを込めて仲間を送り出す送別会も、どちらも大切な行事です。まずは、それぞれの意味や目的をおさえておきましょう。
  

• 歓迎会とは

  歓迎会とは、職場や学校などの組織に新しく加わる方を歓迎するための会のことです。一般的には、飲食店やホテルの宴会場などで開催されることが多く、迎える人が打ち解けるきっかけにもなります。すでに組織にいるメンバー同士の交流を深めることも目的のひとつであり、主役はもちろん、対象となる方全員が参加しやすい日程・会場を選ぶのが望ましいでしょう。
  

• 送別会とは

  送別会とは、退職、転職、転勤、異動などに伴って、組織から離れる方を送り出すための会のことです。主役の方に感謝の気持ちを伝え、今後の活躍を祈念します。歓迎会と同様に、お食事やお酒を楽しむ形式で開かれるのが一般的です。タイミングによっては、歓迎会と送別会を歓送迎会・送迎会として同時に実施するケースも見られます。
  
  

• 歓迎会・送別会の基本マナー

  歓迎会・送別会がよく開かれる年度はじめや年度末は、一年のなかでもとくに慌ただしい時期です。急なご案内とならないように、早めに計画を立てましょう。参加者の一般的なマナーとしては、会場に合わせた服装を心がけ、遅刻しないように到着して、乾杯の発声までに周囲の方にあいさつをしておくと失礼がありません。また、「乾杯時は目上の方よりグラスを下げる」「席の指定がない場合は下座（入り口に近い場所）に着席する」といった宴席でのマナーもおさえておくと安心です。
  
  とはいえ、マナーを気にするあまり堅苦しい雰囲気になるのはよくありません。歓迎会で主役となる新たなメンバーは、とくに緊張しがちです。自己紹介の時間を設ける、交流が深まる余興を用意するなど、リラックスした楽しい会となるように工夫しましょう。
  

2.歓迎会・送別会の会場選びのポイント

• 参加人数や予算、予定している余興などによって最適な会場は異なります。ここでは、会場選びの参考となる6つのポイントをご紹介します。
  

• 主役に合わせて会場を選ぶ

  新入社員を歓迎する会なら、ゲームなどの余興を楽しめる設備が整った宴会場を、主役がご年配の役職者なら落ち着いた雰囲気の料亭やラグジュアリーなホテル内のレストランというように、主役に合わせて会場を選ぶのもよい方法です。お酒にこだわりのある方なら日本酒やワインの種類が豊富なレストラン、にぎやかな雰囲気がお好きな方なら交流しやすいビュッフェスタイルなども喜ばれるでしょう。​​
  

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  人数や予算に合わせて会場を選ぶ　

  あらかじめ決められた予算や人数を考慮して、会場を選ぶ方法もあります。大人数での開催なら、ホテルの宴会場や結婚式の二次会も可能な大型のレストランなどが候補となるでしょう。部署での歓送迎会など少人数で会話を楽しみたい場合は、個室があるレストランや料亭もおすすめです。参加人数の増減が予想される場合は、急な変更にも対応しやすい立食形式もよいでしょう。
  

• 会場の雰囲気で選ぶ

  会場の雰囲気は、会の印象を左右します。例えば、歴史を感じる隠れ家レストランとスタイリッシュなビル内のレストランでは、場の雰囲気が大きく異なります。会場選びも演出のひとつと考えて、歓迎会や送別会の趣旨に沿った会場を探しましょう。記念写真の撮影を予定している場合は、写真映えする会場を選ぶのもおすすめです。
  

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  立地やアクセスで会場を選ぶ

  会場へのアクセスのよさも重要なポイントです。その一方で、夜景や自然の風景を楽しめる立地の会場も人気があります。例えば、終業後すぐの開催であれば職場に近い場所が便利ですし、時間に余裕があるのなら逆に職場から離れた会場のほうがリラックスして参加できるかもしれません。駅から距離がある会場なら、送迎付きの施設を選ぶか、複数人でタクシーを利用できるように参加者間で打ち合わせておくとよいでしょう。
  

• 設備の充実度に合わせて会場を選ぶ

  歓迎会や送別会で、映像を流したりゲームをしたりといった余興を行う場合は、十分なスペースや映像・音響設備が必要になります。会場となる施設にプロジェクターや照明、マイクなどの機材があると、持ち込みの荷物が少なくなり、スムーズに進行できるでしょう。なお、機材を持ち込むときは、会場の設備に接続できるか事前に確認しておくと安心です。
  

• 開催に慣れている会場を選ぶ

  歓迎会や送別会をよく開催している会場なら、必要な設備が整っているので準備の負担が減るだけでなく、慣れているスタッフのサポートも受けられます。はじめて幹事をするなど、進行に不安がある場合は、そうした会場を選ぶのもよい方法です。
  
  

• 送別会・サプライズのアイデア

  メッセージボードや寄せ書きは、退職祝いのサプライズの定番です。リモートワークなどでメッセージを書いてもらうのが難しい場合は、オンラインの寄せ書きツールを利用するのもよいでしょう。映像・音響設備が整った会場で送別会を開催するなら、職場のメンバーからのビデオメッセージもうれしいサプライズプレゼントとなるはずです。
  
  ご家族でお祝いのお食事会をする場合は、お孫さんの歌や絵なども、思い出に残る特別な贈り物となることでしょう。お食事会のほか、ご夫婦やご家族での旅行を企画するのもよいアイデアです。
  

3.歓迎会・送別会のプレゼント、余興のアイデア

• 歓迎会・送別会を開くにあたって、プレゼントや記念品、余興をどうするか悩むこともあるでしょう。ここでは、そのヒントとなるアイデアをご紹介します。
  

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  歓迎会におすすめのプレゼント・記念品

  歓迎会では、基本的に贈り物はなくてよいとする場合もありますが、プレゼントや記念品を用意するケースも見られます。例えば、新入社員の歓迎会であれば、勤務時に使えるマグカップや文房具など実用的なアイテムも人気です。転勤・異動で新たに迎える仲間や上司には、お菓子やグルメ、コーヒーなども喜ばれるでしょう。ただし、ビジネスグッズは「仕事をがんばって」との意味合いにも取れるため、目上の方に贈るのは避けることをおすすめします。
  

• 送別会におすすめのプレゼント・記念品

  送別会では、主役の方のことを知っているケースが多いでしょう。お相手の年齢や役職、関係性などを考慮して、ふさわしいプレゼントや記念品を用意しましょう。花束は送別会の贈り物の定番ですが、送別会の最後などベストなタイミングで渡せるように手配したいものです。手紙や寄せ書きを添えるとさらに喜ばれるでしょう。お相手の好みや家族構成に合わせたこだわりのお菓子、グルメ、お酒のほか、高級タオルやリラックスグッズなども送別会の贈り物として人気です。
  

• 歓迎会・送別会の余興のアイデア

  歓迎会や送別会で余興があると、参加者の緊張がほぐれて自然に会話も弾みます。余興は、乾杯のあいさつ後、歓談の時間を利用して行うのが一般的です。
  
  歓迎会の余興では、新しい仲間にまつわるクイズやゲームを取り入れると、参加者に覚えてもらうきっかけになります。ほかにも、少人数のチームに分かれて行うジェスチャーゲームや伝言ゲーム、謎解きゲームなどもおすすめです。チーム別に競うことで仲間意識が高まり、打ち解けやすい雰囲気が生まれるでしょう。
  
  送別会では、主役の方が得意な分野をテーマにしたクイズや、主役の方のエピソードをインタビューやトークセッション形式で披露すると盛り上がります。また、これまでを振り返るムービーやスライドショーを流したり、感謝状を贈呈したりといったサプライズも特別な思い出となるでしょう。
  

4.ホテル椿山荘東京で行う歓迎会・送別会

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  「ホテル椿山荘東京」は、東京の都心にありながら、森のように広大な庭園を有するホテルです。春の桜やつつじ、初夏の紫陽花や庭園を舞う蛍、秋の紅葉、冬の椿や梅など、四季折々に移り変わる豊かな自然をお楽しみいただけます。
  
  館内には個室を備えた料亭やレストランが複数あり、大人数での会合にも対応できる会場も併設しております。お料理のお好みやご予算、人数、ご利用シーンに合わせてスタッフが会場選びのお手伝いをいたしますので、どうぞお気軽にご相談ください。
  

  • レストランのご案内

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  歓迎会・送別会プランのご案内

  当ホテルは、歓迎会や送別会の会場としても多くの方にご利用いただいております。1,350平米の大型会場やライブキッチンのある会場、専用ガーデンを備えた会場、20名様までのお集まりに適した個室など、館内には38の多彩な会場がございます。
  
  また、歓迎会や送別会用の特別プランとして、それぞれショートコース、フランス料理、和洋折衷料理をご提供する3種類のプランをご用意しております。ショートコースとフランス料理のプランは平日限定となっており、フランス料理と和洋折衷料理のプランでは、30名様以上で立食ビュッフェ形式でのお料理のご提供も可能です。
  
  どちらのプランにも、お料理やお飲み物のほか、室料（2時間制）、基本音響照明料が含まれております。乾杯用のドリンクや花束をご希望される場合は、オプションにて承っておりますのでお気軽にお申しつけください。
  

  • 歓迎会・送別会のご案内

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  オンラインストアのご案内

  当ホテルのオンラインストアでは、ギフト用のお品を含めたさまざまな商品をご提供しております。例えば、ご飯のお供やお酒の肴にもぴったりな「ぬきうなぎ＆はつめじろ」や、やわらかで吸水性に優れた「今治タオル フェイスタオル」、豊かな味わいをお楽しみいただける「和栗のパウンドケーキ」なども、大切な節目にふさわしい贈り物として人気がございます。また、当ホテルのフローリストによる花束と萩焼のビアカップをセットにした「ギフトボックス～萩焼セット～」も、送別会などで感謝を伝えたいときにぴったりのお品です。
  
  このほか、ランチやディナー、アフタヌーンティーにご利用いただけるお食事券や、ご宿泊券、併設のスパのトリートメントギフト券などもご用意しております。ご利用されるシーンに合わせて、どうぞご活用ください。
  

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